Планировать составлять в уме план. Эффективное планирование и организация рабочего дня: методы, правила и почему это важно. Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

«Хороший план сегодня лучше очень хорошего плана завтра»
Платон

Время лишь совершенствует нас..

Правильно спланированная работа или другой вид деятельности являются залогом успешного выполнения поставленной задачи и представляют собой инструмент самоорганизации. Для того чтобы вы могли научиться самостоятельно планировать свое время и деятельность, мы приводим несколько конкретных шагов, которые помогут вам. Однако, прежде, необходимо разобраться с терминологией и понять, почему так важно правильно планировать свое время и работу. Наверняка, вы знаете, что успешные люди прекрасно владеют инструментом планирования.

Планирование деятельности является одним из секретов успешного человека .

Ниже приведены причины, объясняющие, почему планирование – это важный инструмент в вопросе самоорганизации и самосовершенствования.

Планирование деятельности – это карта вашего дня.
Если вы научитесь планировать свое время и дела с вечера, с наступлением нового дня вы выиграете, как минимум, час времени активной деятельности. С вечера вы способны запланировать не только время пробуждения и подъема, но и составить план работы на каждый час следующего дня. Обычно человек, не составивший план действий на день, от одной до пяти минут тратит на то, чтобы определить поле деятельности. Но за этот период невозможно верно определить приоритетные задачи и второстепенные, невозможно учесть все то, что нуждается в вашем внимании. Решив составить эффективный план действий, человек, не привыкший к этому, потратит не менее часа рабочего времени. Понимая, что время будет потрачено, человек, как правило, решает не составлять никакого плана, а действовать по наитию: «что помню, то и делаю» . Но такой подход начисто лишен эффективности. Приступив к одному заданию, человек вдруг вспоминает о другой, еще более важной задаче, переключает на нее свое внимание. В процессе он отвлекается, так как мысли переключаются с одного на другое. В итоге, не выполнена ни одна, ни вторая задача. Чаще всего человек торопится выполнить срочные дела. Но срочное не значит действительно важное и значимое для самого человека. Вряд ли срочное дело окажет положительное влияние на последующую жизнь человека.

Одна минута времени, потраченная на планирование своей деятельности, экономит десять минут, потраченных на выполнение поставленной задачи. Таким образом, научившись планировать свою деятельность, вы сможете получать 200 процентов отдачи от вложенной энергии.

Тому, кто привык планировать работу на завтра, не требуется более двенадцати минут, для того чтобы расписать все необходимые дела, распределив их в приоритетном порядке. Потраченные накануне двенадцать минут дадут вам возможность сэкономить два часа производительности, что, безусловно, качественно повышает уровень продуктивности вашей работы. Если умножить это время на количество дней в календарном месяце, то получится, что в месяц вы способны экономить до пяти рабочих дней. Здорово, не правда ли!

Планирование деятельности учит правильно определять приоритеты.
Умение верно определять приоритетные направления деятельности помогает обозначать наиболее важные, перспективные и значимые места. Часто происходит так, что человек тратит время на то, что ему по душе, на то, что доставляет ему удовольствие. Однако приоритетное место должно быть отведено тому, что необходимо выполнить. Нежелание концентрироваться и отдавать предпочтение главному приводит к тому, что человеку так и не удается достичь поставленной цели.

Планирование деятельности программирует ум человека.
Вы, наверняка, не раз сталкивались с такой ситуацией, когда в зависимости от того, насколько четко сформулировано ваше желание, оно с большей или меньшей легкостью воплощается в жизнь. Планирование – это уникальный процесс, который помогает человеку осознать, к чему в действительности он стремится и, в итоге, воплощающий эти стремления в жизнь.

Иногда человек, лишь думает, что ему необходимо выполнить какое-то дело. Но в действительности, он легко может обойтись без этого. Такие дела, обладающие надуманной важностью, имеют низкий приоритет и со временем, совсем исчезают из списка обязательных для выполнения.

Разберем конкретные методы планирования.

Каждый вечер выделяйте время для того, чтобы составить план, в котором будут по степени важности перечислены все дела, которые вам необходимо выполнить. С наступлением нового дня приступайте к выполнению дела, записанного под пунктом 1. Не переходите к последующему заданию, пока не завершите первое. Соблюдайте очередность выполнения всех записанных вами дел. Не переходите к последующему, не завершив предыдущее. Остановиться и недоделать вы можете лишь в том случае, если вмешиваются обстоятельства, изменить которые вы не в силах. Но и в этом случае приложите все усилия, для того, чтобы как в можно более короткие сроки завершить начатое. Справившись с одной задачей, приступайте к решению следующей.

Методы и способы планирования .

1. Планирование для начинающих
   Для того чтобы научиться планировать свою работу, на начальном этапе вам понадобится лишь ручка и лист бумаги. Запишите все дела и планы, которые вам необходимо будет выполнить завтра. Дела должны быть распределены по степени важности их выполнения. По мере выполнения каждого пункта, вычеркивайте его из списка. В этом методе нет ничего сложного, но попробовав выполнять свои действия в соответствии с планом, вы удивитесь тому, насколько данный способ эффективен. Данный метод позволяет планировать развитие событий на один предстоящий день. Со временем вы осознаете, что вы можете планировать свою жизнь на гораздо более длительный срок.
2. Улучшение условий планирования
   Для того чтобы улучшить условия, в которых вы планируете предстоящие дела, вам нужно будет приобрести: ежедневник, дневник и календарь планирования. Разберем более подробно.

Ежедневник – специальный блокнот, в котором записаны ваши встречи и необходимые дела на каждый предстоящий день. Вы можете использовать ежедневник также и для того, чтобы фиксировать в нем наиболее важные пункты предстоящего дня, недели или месяца. Ежедневник дает возможность записывать важные мысли, приходящие в голову. Следует относиться к ежедневнику как к месту, в котором сосредоточена наиболее важная и значимая информация, касающаяся событий предстоящего дня. Каждый вечер необходимо выделять время для того, чтобы записать предстоящие события и дела, которые вы будете выполнять на следующий день. Здесь действует одно правило: «Не приступайте к новому дню, не завершив его планирование ». Благодаря этому правилу вы со временем поймете, что в ваших силах планировать не только события предстоящего дня, но и следить за своим здоровьем, улучшать свое благополучие, повышать качество жизни. Когда вы не планируете предстоящий день, наименьшей потерей станет один час потерянного времени, наибольшей – весь день. Не определив приоритеты, человек приступает к выполнению второстепенных дел. В итоге, он приходит к концу дня с мыслью о том, что весь день потрачен неизвестно на что, а результата нет.

Выводы, связанные с необходимостью использования ежедневника:

1. Внесите упорядоченность в свою жизнь. Составьте подробный план предстоящих дел и событий, которые нужно выполнить на следующий день.
2. Проанализируйте записанное. Распределите дела по степени важности. До того, как вы приступите к выполнению дел, должны быть расставлены четкие приоритеты.
3. Приучайте себя тратить силы только на выполнение важных и значимых дел, которые приведут вас к желаемому результату. Сумев выработать привычку составлять план предстоящего дня, вы сможете на порядок повысить производительность труда.

Дневник – письменный (электронный) носитель, содержащий в себе те мудрые и значимые мысли, которые вы когда-либо встречали в своей жизни. Мудрая идея может исходить практически от любого человека. Бесценная мысль может прийти к вам в любой момент. Для того чтобы не потерять и не забыть ее, нужен дневник. Не давайте шанса хорошей идее ускользнуть от вас. Великая мысль способна в корне изменить жизнь человека. Дневник – это такая вещь, которая всегда должна находиться рядом с человеком.

Календарь планирования. Использование календаря планирования (планера) позволяет составлять планы на срок, более длительный, чем один день. Когда вы понимаете, что планирование на один день эффективно, это значит, что вы можете планировать дела на более длительный срок – неделю. Действует аналогичное правило: «Не приступайте к делам предстоящей недели, пока не завершите ее планирование ».

Освоив планирование недели, переходите к следующему этапу – начинайте планировать свои действия на месяц вперед. И здесь также действует правило: «Не приступайте к делам предстоящего месяца, пока вы не запланировали его ».

После этого вы сможете формировать цели предстоящего дня в соответствии с теми, что вы поставили на более длительный срок: три месяца, полгода и год. Возможно, вы думаете сейчас о том, что планирование деятельности отнимает время, вызывает некоторое напряжение. Но, научившись планировать свою жизнь, вы сможете достичь гораздо более серьезного и весомого результата, чем, если вы не освоите эту науку. Каждое совершаемое вами действие будет более осмысленным и эффективным по сравнению с незапланированной работой. Да, вы должны подойти к планированию с чувством ответственности и дисциплинированности. Но, научившись планировать, вы станете хозяином времени. Само по себе планирование помогает более ясно и четко формулировать предстоящие дела, что помогает более быстро реализовать поставленную цель. Умение постоянно планировать свое время дает возможность определять тот вид деятельности, который обладает более значимыми приоритетами. Это также ведет к повышению эффективности проделанной работы.

Хочешь быть максимально продуктивным и все успевать? 3 лучших совета, как правильно планировать свое время! Запиши себе.

Наверняка вы неоднократно слышали от своих знакомых или и сами произносили фразы типа: «Я ничего не успеваю!», «Мне мало 24 часов в сутках!», «День пролетел, а я ничего толкового не сделала!» и т.д.

Люди думают, что их проблема в излишне большом количестве дел.

Но в действительности все потому, что они не знают, как правильно планировать свой день , чтобы успеть все и без особого напряга.

Как правильно планировать свое время: что надо знать?

Знаете, как определяет это понятие словарь?

Время – это длительность бытия, которая измеряется секундами, минутами, часами, сутками, неделями, месяцами, годами, то есть, мера длительности каждого совершенного действия.

Вроде бы на первый взгляд все понятно: 1 час состоит из 60 минут, неделя – из 7 дней и т.д.

Но в реальной жизни время воспринимается совсем по-другому.

Вспомните, например, сколько тянется пара у нелюбимого преподавателя?

Явно больше, чем 1 час 20 минут?

Зато чтение интересной книги может захватить настолько, что 3 часа пролетят, как один миг.

Мы часто не успеваем справляться с заданиями не потому, что их слишком много или мы глупые, а лишь потому, что не знаем, как планировать свое время максимально эффективно.

Сделать это гораздо проще, чем вы думаете.

Главное, упорство, максимум организованности и немного денег, чтобы купить нужный инвентарь.

Как правильно планировать свой день: подготовка

Если вы регулярно опаздываете, не выполняете свои обещания вовремя, создаете завалы дел на работе, не успеваете осуществлять задания начальника, то от этого страдаете не только вы, но и окружающие.

Ладно, еще близкие родственники и друзья: они отнесутся с пониманием (хотя и их терпение не безгранично), но вот шеф вряд ли будет в восторге от такого сотрудника, поэтому о карьерном росте можно даже и не мечтать.

Но плох тот солдат, что не меряет на себя генеральские погоны!

Кому же охота всю жизнь просидеть на должности секретаря или курьера?

Если вы поймете, как планировать время , то сможете повысить работоспособность и быстро продвинуться по карьерной лестнице.

Для того чтобы вам понадобятся:

• ежедневник – это может быть блокнот, в который вы будете записывать задания на каждый день, но можно обойтись и обычной тетрадкой, разделенной на две части: для списка дел и посетивших вас идей;
• мобильный телефон , в котором вы сможете создавать напоминалки, например, телефон предупредит вас, что пора заканчивать с проверкой новостей и приступать к готовке ужина и т.д.
• компьютер или ноутбук – они нужны только тем, кто постоянно работает на компьютере – здесь вы сможете создавать разнообразные файлы: «что сделать сегодня», «список заданий на выходные», «что купить в воскресенье» и т.д.

Как планировать свое время: что может помочь?

Вы удивитесь, но существует множество моментов, которые вызывают у человека медлительность, расслабленное состояние и, соответственно, приводят к тому, что за день вы делаете гораздо меньше, чем планировали.

Хорошей организации труда способствуют:

Безукоризненный порядок на рабочем столе.

На поверхности не должно быть никаких лишних предметов кроме тех, что нужны вам в данный момент для работы.

Все остальное прячьте в ящики.

Чистота и уют дома.

Если вы работаете дома или не работаете вообще, а лишь ведете домашнее хозяйство, это не повод допускать бардак и хаос.

Все вещи должны лежать на своих местах, пыль, грязь и пауки – тоже не лучшие помощники.

Покупая , выбирайте тот, что приносит вам эстетическое удовольствие.

Вы должны хотеть смотреть на него как можно чаще.

Просыпайтесь рано.

Не важно, нужно вам на работу или нет, это не повод валяться в постели до обеда.

Приучите себя просыпаться достаточно рано и в одно и то же время, чтобы успеть без спешки собраться и подкорректировать список дел на день, составленный с вечера.

Соблюдайте нормальный режим питания и сна.

Вечно невыспавшийся человек, страдающий от авитаминоза, просто не сможет работать эффективно.

Эти советы предназначены не столько научить, как правильно планировать свое время , сколько избавить вас от мелочей, на которые мы редко обращаем внимание, но которые существенно тормозят наше развитие.

Как планировать время: схема

Когда мы не хотим что-то делать, мы часто придумываем отговорки, замаскированные под причины.

Эти причины кажутся вполне уважительными, однако за ними скрывается отсутствие желания.

Говоря «у меня нет времени», мы подразумеваем, что текущие дела для нас важнее.

Каждый человек имеет право сказать, что у него нет времени.

Но тогда пусть он спросит себя, что для него действительно важно.

Дело не в том, что у вас не хватает времени, а в том, что вы предпочитаете тратить его на другие дела.

Я предложу вам три варианта, которые помогут научиться правильно планировать свое время и успевать сделать гораздо больше на протяжении дня.

Вы можете выбрать понравившийся либо разработать свой, скомбинировав несколько схем.

Работайте со списком дел.

На следующий месяц ежедневник – ваше главное оружие в борьбе с неорганизованностью.

Каждый вечер вы должны составлять список дел, сгруппировав их по мере важности, утром – подкорректировать его, а на протяжении дня неоднократно заглядывать в блокнот, вычеркивая то, что уже выполнено.

Это гипер эффективный метод, который поможет не только научиться планировать свое время, но и стать более пунктуальным.

Помните, в одной из статей я рассказывала вам о своей подружке Яне, которая при помощи ежедневника поборола привычку опаздывать?

Используйте максимально эффективно каждую минуту.

Да, иногда жизнь подбрасывает нам неприятные неожиданности: мы можем застрять в пробке или лифте, неожиданно могут отключить свет, зависнет компьютер и т.д.

Все это нужно воспринимать как неизбежность и не поддаваться панике!

Переключитесь на выполнение другого дела.

Просто почитайте полезную книжку или расслабьтесь и послушайте приятную музыку, чтобы организм восстановился и вы могли быстро наверстать упущенное время.

Стройте реальные планы и не давайте пустых обещаний.

Некоторые люди мало успевают, просто потому что слишком много на себя берут.

В итоге получают завалы невыполненных дел.

Оценивайте реально свои возможности, обязательно сортируйте все задания по мере их важности: те, которые требуют выполнения в первую очередь и те, что можно отложить.

Не стесняйтесь сказать начальнику, что статья о беженцах требует длительного сбора информации, поэтому заметку о ремонте городской канализации вы напишите завтра с утра и т.д.

Отличными советами по планированию своего времени

делиться известный видеоблогер

Alexsandr Kuskov

Смотрим и берем на заметку!

Но наиболее просто научиться правильно планировать свой день — поможет железная самодисциплина!

Попробуйте на протяжении месяца следовать строгому распорядку дня, вставать и ложиться в одно и то же время, не поддаваться слабостям типа «пойду поваляюсь», планируйте каждую свою минуту, следуйте составленному графику и очень скоро вы заметите, насколько эффективным стал каждый ваш день.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Время – один из наиболее важных ресурсов делового человека. От умения правильно им зависят ваши реальные успехи на трудовом поприще, а также заработная плата. Попробуйте в течение нескольких рабочих дней фиксировать все, что происходит с вами на службе, на что и сколько тратится времени. Старайтесь воспринимать все, как есть, не оценивая происходящее. Так вы сможете проанализировать, сколько часов и минут уходит на выполнение конкретных дел, сколько и почему - теряется впустую. Итогом ваших наблюдений должно стать получение и отслеживание 90% затрат рабочего времени в привычном режиме. После этого можно браться за составление плана. Используйте ежедневник, органайзер или .

Начните с краткосрочного планирования, т.е. с того, что нужно сделать в один рабочий день. Рабочее время также можно разделить на отдельные фрагменты. Обычно трудовая деятельность до обеда отличается от послеобеденного рабочего времени. Постарайтесь учесть, что работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям и зависит от его типа: «жаворонок» или «сова». Рекомендуется работать с учетом собственного дневного ритма.

Все дела в ежедневном списке должны иметь градацию по степени важности. По возможности объединяйте небольшие однородные задачи в рабочие блоки. Непрерывность процесса позволит сэкономить время. Как правило, пик работоспособности приходится на первую половину дня. Поэтому запланируйте на это время решение сложных задач. Свежие силы лучше тратить на выполнение более важных дел, не откладывая их на вечер. Вторую половину дня используйте для рутинной работы.

Помните, что отдых – неотъемлемая часть рабочего процесса, а не отдельное от работы время. Лучший отдых на работе - перемена деятельности. Через каждые 1,5 часа работы предусмотрите паузы по 10 минут для кофе-брейка, разминки или гимнастики.

В конце рабочего дня оставляйте время для подведения итогов и составления или корректировки плана на следующий день. Контролируйте время и своей работы, т.е. сравнивайте намеченное с реально выполненным. Перепроверяйте ежедневные планы с точки зрения установления новых приоритетов.

Научившись план работы на один день, попробуйте набросать список примерных дел , месяц. Вы сможете ежедневно корректировать его в зависимости от обстоятельств. Но основные моменты будут вами систематизированы и учтены. Как считает специалист по самоменеджменту Л. Зайверт: «Тот, кто регулярно в течение 10 минут готовит свой рабочий день, экономит до двух часов времени и гарантировано лучше справляется с делами».

Любые жизненные перемены и любые великие дела начинаются с тщательного планирования. Ведь с планом проще рассчитать свои силы и принять стратегически важное решение. То же самое касается вашей профессиональной и личной жизни - чтобы оставаться гибким, успевать качественно выполнять свою работу и вовремя отдыхать, вам необходимо научиться составлять план.

Если вы не верите в силу планирования или не знаете, как правильно распределить свои задачи, вам помогут советы из книги «От срочного к важному» .

Бизнес-гуру Джим Рон говорил: «Никогда не начинайте день, если он еще не распланирован на бумаге». Его мысль продолжил известный консультант Брайан Трейси: «Помните, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит десять минут вашего труда».

Слова этих великих людей подтверждает практическая польза планирования:

Вы ничего не забываете . Записывая и структурируя план задач, вы освобождаете мозг от необходимости запоминать.

Вы успеваете больше в более короткий срок . Планируя свой день, вы учитесь грамотно распределять время на выполнение заданий.

Вы используете активный, а не реактивный способ действия . Когда вы вовремя берётесь за выполнение задачи, у вас появляется возможность сконцентрироваться, сгруппировать похожие задания и быстро с ними расправиться.

Вы принимаете лучшие решения . Планирование учит правильно оценивать задания и результаты их выполнения.

Вы лучше восстанавливаетесь после прерываний. Если вас отвлекли во время рабочего дня, вы всегда знаете, на какой задаче вы остановились.

Итак, чтобы изменить свою личную и профессиональную жизнь, вам достаточно купить ежедневник или скачать приложение на свой смартфон и составить план на месяц, неделю и день.

Если вас отвлекли во время работы, благодаря плану, вы всегда знаете, на какой задаче вы остановились. .

План на месяц

Планирование на месяц отлично подходит для обдумывания задач, которые помогут вам достигнуть успеха в будущем. Подумайте, чего бы вы хотели добиться и каким вы видите себя через месяц. Выпишите эти задачи в свой календарь и продумайте способы достижения поставленных целей.

Например, вы хотите подтянуть тело и сбросить два килограмма или вам хочется вовремя сдать отчёт. Это отличные цели, которые вполне реально выполнить за один месяц. Теперь настало время более точного планирования.

План на неделю

Наметьте контрольные точки для каждой своей цели, которые вы сможете выполнить за семь дней. Например, пройти четыре тренировки и замерить своё тело. Или завершить первую главу отчёта и проконсультироваться с коллегами насчёт качества проделанной работы.

Такой подход даст понимание - лучше разбить задачу на шаги и делать в течение недели, иначе вы не успеете добыть информацию у других людей и вовремя зафиксировать промежуточный результат. Вы не можете оставить эти задания на последний момент, потому что их результат для вас важен.

Ключ к успешному планированию - составление списка до проверки электронной почты. Лучше послушайте музыку. .

План на день

При планировании на день учитывайте краткосрочные задания, решения мелких проблем и выполнение обязанностей. Убедитесь, что вы также включили в них задачи, которые приведут вас к достижению вашей цели. Вы можете составить план вечером, утром, как проснетесь, или когда придете на работу. В любой удобный момент потратьте пять минут на планирование ближайших 24 часов. План на день даст вам контроль над продуктивностью.

Ключ к успешному планированию на день - составление его до проверки электронной или голосовой почты. Если делать наоборот, они перетянут на себя все внимание и перенаправят вашу продуктивность. Начиная день с разбазаривания продуктивного времени, чаще всего мы так его и заканчиваем, не занявшись ни одним из наших важных дел. Вы можете избежать этой ловушки с помощью расстановки приоритетов заданиям от разных людей - и в соответствии с этим вписывать их в свой план.

Сформируйте привычку планировать

Люди часто говорят, что им не хватает времени на планирование. Однако, уделив всего пять минут, вы сделаете эффективным остаток дня. Ведь стресс и нехватка времени застают нас врасплох чаще всего тогда, когда мы что-то обещаем и не записываем.

Сделайте планирование регулярной частью своего дня. .

Сделайте планирование своей привычкой, регулярной частью дня. Записывая все задания в отдельном блокноте, вы оградите себя от прокрастинации и сосредоточитесь на качестве. Каждое выполненное задание продвинет вас ближе к результату, который улучшит жизнь.