Раньше для того, чтобы наиболее продуктивно управлять своим личным временем, а также рабочими проектами, люди прибегали к громоздким ежедневникам. Сегодня дела обстоят гораздо проще, ведь можно обратиться к мобильным приложениям. Какие из них наиболее подходят для тайм-менеджмента, мы разберём в данном топе.

Списки дел и заметки

В данной категории есть великое множество приложений и многие из них действительно достойны внимания тех, кто привык чётко управлять своим временем и не забывать о важном. Согласно Google Play лидером в данной категории является приложение Evernote . Как и все подобные приложения, оно позволяет создавать быстрые заметки, к которым можно добавлять различные файлы. С Evernote вы можете форматировать текст (доступны подчёркивание, жирный, курсив, выделение текста цветом), а также создавать списки дел, нумерованный и маркированный списки. Можно ставить напоминания. Доступна функция распознавания речи (что приложение делает довольно удовлетворительно), а также записи аудио. Для того, чтобы преобразовать речь в текст, Evernote нужно несколько секунд.

Ещё одним важным моментом является наличие функции Work chat (рабочий чат). Вы создаёте заметку и отправляете её выбранным контактам. Когда кто-то ответит на ваше сообщение, вам придёт уведомление. Если, конечно, у вас открыто приложение и вы онлайн. Evernote работает с рукописными заметками. Приложение распознаёт простые геометрические фигуры, поэтому его можно использовать для создания наглядных графиков и диаграмм. Вам не стоит заботиться о том, насколько аккуратно вы их нарисуете, так как приложение отобразит всё ровно, предложив вам преобразить рукописный рисунок в стандартный вид.

Вторым по популярности является приложение Google Keep . Оно несколько проще в использовании. Здесь также можно создавать как простые заметки, так и списки, ставить напоминания. К заметкам можно добавлять ярлыки (то есть теги) или фотографии, однако нет возможности прикрепления документов, что является недостатком для некоторых пользователей. Также вы можете присваивать заметкам определённые цвета, например, рабочие записи – красные, списки покупок – синие и т.д.

Google Keep, как и Evernote, распознаёт речь, преобразовывая её в текст и записывает аудио. Но когда заметка уже создана, добавить к ней запись невозможно. Пользователь может управлять несколькими заметками одновременно посредством длительного касания, а чтобы отправить запись в архив, нужно прокрутить вправо. В Evernote все записи по умолчанию расположены в виде списка, а в Google Keep можно отображать заметки и в плиточном стиле. Также доступен виджет для рабочего стола.

Оба приложения бесплатны, но есть возможность подписки, которая несколько расширяет функциональность Evernote. Например, в бесплатной версии приложение предоставляет 60 МБ для хранения информации, а премиум-версия - 10 ГБ, что удобно для корпоративных пользователей.

Календари

Для многих пользователей управлять своим временем и делами удобнее всего посредством календаря. В этом плане признанным лидером является приложение Google Календарь . Его интерфейс, как и у других продуктов компании, довольно приятный и интуитивный. Отличительной особенностью этого приложения является возможность создания нескольких параллельных календарей. Например, один – для работы, другой – для планирования досуга и пр. Доступна интеграция с Inbox, Google Now, Chrome, Google Docs, Google Keep, Google+, Hangouts и YouTube. Если вы - поклонник продуктов компании Google, то использование двух или больше её сервисов не позволит вам забыть о важном. Не говоря уже об удобстве. Например, если в вашей почте хранятся электронные билеты на какое-то мероприятие, приложение обязательно добавит его в календарь.

Добавить предстоящее событие или напоминание в календарь очень легко – в правом нижнем углу имеется соответствующая кнопка, как и у вышеописанных приложений. После названия можно указать место проведения, назначить оповещение, чтобы не забыть, пригласить на мероприятие других пользователей, прикрепить файл и определить для данного события цвет. Есть два режима просмотра вашего календаря: помесячно и понедельно. Приложение, конечно, бесплатно. И очень удобно.

Ещё одно полезное приложение-календарь – Sunrise , компанию-разработчика которого недавно выкупила Microsoft. Когда вы начинаете работу с календарём Sunrise, приложение сразу предлагает подключиться к другим вашим аккаунтам, коих может быть множество. Здесь и другие календари, вроде Google Календарь и iCloud, и социальные сети Facebook, LinkedIn, Twitter и т.д., а также различные приложения вроде Trello, Evernote и Wunderlist. Такая интеграция будет довольно полезна для автоматического заполнения вашего календаря, так как из социальных сетей Sunrise возьмет дни рождения ваших друзей, а из LinkedIn – информацию о ближайших деловых встречах. Также благодаря данному приложению пользователь может отправлять контактам приглашения на определённые события.

Есть также два режима отображения календаря: на две недели и на ближайшие три дня. Под календарём отображаются все события, назначенные на выбранную дату. Добавить событие очень просто. Можно добавить дату, время, место проведения, участников мероприятия и напоминание. Имеется виджет рабочего стола. Помимо функциональности Sunrise стоит отметить простой и приятный глазу дизайн.

Управление проектами

В вопросе тайм-менеджмента важным пунктом является работа над проектами. Одним из самых популярных и удобных приложений в данной категории можно назвать Trello . Оно предназначено специально для проект-менеджмента, включая командный. Приложение очень простое в использовании и не перегружено какими-либо лишними элементами или супер-функциями. Удобство данного приложения обусловлено прежде всего тем, что для работы над конкретным проектом выделяется три так называемых доски: To Do – что нужно сделать, Doing – задачи в процессе исполнения, Done – выполненные задачи. Это гораздо удобнее, чем простой to do-список.

Одна карточка на доске – это одна задача, однако внутри неё могут располагаться прикреплённые документы, список подзадач и комментарии коллег. Когда что-то меняется в определённой карточке, например, добавляется документ или комментарий, пользователи получают уведомление. Карточки на одной доске можно менять местами, а также перемещать на другие доски, если задание выполняется или уже сделано. Приложение абсолютно бесплатно и не имеет платной версии.

В эту категорию можно добавить ещё одно довольно неплохое приложение – Todoist . Оно также популярно среди пользователей Google Play. Эта программка больше подходит для личного проект-менеджмент. С помощью Todoist вы можете составлять списки того, что необходимо сделать. Для каждой задачи вы можете установить приоритет, напоминание, метки. В общем, тут всё типично. Самое главное - есть возможность организации проектов, к которым можно добавлять список задач. Для всех пунктов можно выбрать дэдлайн.

По умолчанию в приложении уже существуют колонки задач: Рабочие, Личные, Поручения, Списки покупок, Фильмы для просмотра, но можно добавлять свои. Интересно то, что в Todoist есть раздел «Карма». В нём будет вестись учёт того, насколько успешно вы выполняете задачи, которые ставите сами себе ежедневно. Чем чаще вы будете нажимать на кнопку «Отложить», тем хуже будет ваш личный рейтинг. «Карма», безусловно, будет мотивировать пользователя.

Контроль затраченного времени

Контролировать время, потраченное на определённые проекты или действия, тоже может быть важно. Это поможет понять, чему следует уделить больше времени, а чему – меньше. Интересным в этой области является приложение aTimeLogger . Когда вы начинаете какое-то занятие или проект, полезным будет обратиться к aTimeLogger и запустить таймер. Имеются следующие категории занятий: Сон, Транспорт, Еда, Спорт, Чтение, Работа, Магазин, Развлечения, Уборка, Кино, Прогулка, Учёба, Интернет и Алкоголь. Конечно, можете добавить и свои категории.

Одновременно может быть запущено несколько таймеров, которые можно ставить на паузу. Таким образом вы можете отследить, сколько часов в неделю вам удалось поспать и поработать, сколько вы потратили на просиживание в социальных сетях, как долго гуляли или занимались в спортзале и т.д. Приложение бесплатно.

Довольно популярными для управления своим личным временем являются приложения, основанные на методике Pomodoro. Согласно данной схеме, во время работы человеку необходимо делать перерывы каждые 25 минут, чтобы процесс был наиболее продуктивен. Конечно, это касается умственного труда. Приложение Clockwork Tomato не будет требовать от вас прерываться каждые 25 минут. Вы можете сами устанавливать время, на протяжении которого готовы беспрерывно работать над определённой частью проекта. Также можно установить время перерыва. Приложение сохраняет статистику, потому по истечении времени вы сможете понять, сколько времени тратите на работу, отдых, или же какие-то другие виды деятельности. Каждому таймеру можно присваивать своё название. Однако одновременно нельзя запускать больше одного.

Как все мы знаем время в нашей жизни единственный невосполнимый ресурс.

Поэтому имеет смысл делать замеры и умело им управлять. Для повышения своей собственной эффективности и эффективности своих проектов, бизнеса, действий.

Приведу название программ которыми пользуюсь лично для управления своим временем.

1. Grindston 3 (бесплатная, язык русский)

Программа для суммирования и учета времени потраченного на свои проекты и подпроекты, чтение книг, просмотр тренингов, изучение языков, сидение в соц сетях, бездумного серфинга в сети и прочего.

Очень полезна в периоды когда нужно вести какие-то проекты и суммировать каждый день время, которое вы на них потратили.

Шикарный функционал: в нужный момент напомнит, что вам пора отдохнуть и вы заработались над проектом, автоматическое учитывание времени отсутсвия, если вы отошли от компьютера (проект ставится на паузу) и многое другое...

2. Rainlendar (бесплатная, язык русский) . Лично у меня версия 2.12.2.

Отличный календарь с хорошим дизайном на рабочий стол. С возможностью делать пометки и заметки на нем. При желании имеет большие возможности по настройке и широкий функционал.

Календарь постоянно включен на моем рабочем столе.

3. Lider Task (платный, язык русский) . Лично у меня версия 8.2.1

Отличный органайзер. Им пользуются директора больших корпораций и всячески хвалят и рекомендуют его.

Большой функционал по планированию времени. Возможность планировать свой день, вести разные проекты и ставить по ним задачи. Отличные напоминания. Может вам полностью заменить стационарный бумажный органайзер.

Органайзер Lider Task тихо сидит в трее. До тех пор пока он вам не понадобился. Сразу после по щелчку он открывает свой шикарный функционал. Пользуюсь ежедневно.

4. Manic Time (бесплатная, язык русский) . Лично у меня версия 2.5.1.3

Программа для автоматического учета времени за ПК: сколько вы времени провели на том или ином сайте, социальной сети, ютубе и т.д..

Также программа автоматически считает сколько вы времени провели в той или иной программе или приложении в Windows.

В любом момент вы можете понять куда вы потратили время сегодня, вчера, на прошлой недели сидя за ПК. Детальная статистика и отчеты.

Можно видеть не только показания приложений, но и общее время проведенное за компьютером - в день, в неделю, в месяц, в год.

Это помогает видеть насколько эффективно (или не очень) использовалось время, проведенное за вашим ПК.

Программа тихо сидит в трее пока вам не понадобилась.

========================================

Вот примерно таким списком программ лично сам регулярно пользуюсь, для повышения личной эффективности управления своим временем.

П.С. В ближайшее время возможно сделаю обзор ПО по управлению личными финанасами, которым пользуюсь.

Управлять временем – сложный, но обязательный навык для успешного человека. Невозможно удержать в голове все идеи, грамотно распределять цели, анализировать свой график и вносить в него корректировки.

Приложения для тайм-менеджмента облегчают этот процесс. Они делают задачи и сроки наглядными, не позволяют забывать важное, проводят аналитическую работу и дают подсказки.

В этой статье представлено 10 программ для управления временем, которые можно использовать на мобильных устройствах, компьютерах и в браузерах.

Этот планировщик задач пользуется большой популярностью благодаря богатому функционалу, приятному интерфейсу и бесплатному доступу. В Tick Tick задачи раскладываются по спискам, которых можно создавать сколько угодно.

Удобно разделить их на профессиональные, бытовые и личные. Архитектура позволяет представлять задачу как три вложенных друг в друга уровня: список, цель, чек-лист. Ещё один вариант – список, работающий как цель: пока не будут сделаны все его пункты, цель останется невыполненной.

Почему стоит попробовать:

Можно пользоваться бесплатно.
Есть трекер привычек.
Интуитивный дизайн с управлением через свайпы.
Доступен на 10 платформах с моментальной синхронизацией.
Просмотр статистики.
Поддерживается Google Tasks и Calendar.

Smarter Time — мультиплатформенный сервис для управления делами с любого устройства. У этого приложения для тайм-менеджмента приятная графика и автоматический трекинг действий. Благодаря ему пользователь получает категорированную аналитику по дням, неделям часам и за всё время отслеживания.

Почему стоит попробовать:

Красочный и удобный вид аналитики.
Возможность использования и с мобильного устройства, и с компьютера.
Трекер сна помогает правильно восстанавливать силы.
Функционал создания и отслеживания целей способствует формированию продуктивных привычек.

Это самое оригинальное по внешнему виду приложение в этом рейтинге. В Sectorgraph задачи располагаются на циферблате в соответствии со временем, которое надо для них уделить. Стрелка показывает, когда нужно закончить работу над одним делом и приступить к другому. Особенно удобно, что часы можно добавить, как виджет, прямо на главный экран устройства.

Почему стоит попробовать:

Оригинальное исполнение и быстрый доступ к диаграмме задач.
Поддерживает тайм-менеджмент по принципу GTD (Getting Things Done).
Синхронизация с Google календарём – задачи и события мигрируют в виджет автоматически.
Органичное встраивание в Android Wear.

Программа сейчас доступна только на устройствах с операционной системой Android.

Один из популярных планировщиков с образцовым набором функций. Wunderlist работает на разных платформах: Android, iOS, Windows Phone, OS X, Windows, Linux, Chromebook, Kindle Free, браузеры. Программа поддерживает интеграцию со Slack, Microsoft Outlook, Dropbox, Zapier и поэтому подходит для эффективного управления временем в бизнесе.

Почему стоит попробовать:

Охватывает почти любые платформы.
Можно делиться доступом с другими людьми и обсуждать задачи в комментариях.
Преобразование писем в задачи.
Уведомления через email и push.
Большой перечень бесплатных функций.
Списки с совместным доступом и обсуждением (до 25 участников в бесплатной версии).
Прикрепление файлов, фотографий, таблиц.
Имеется API для написания собственных расширений и дополнений.

Any.do – ветеран, объединяющий в себе функции планировщика, календаря, напоминаний, менеджера to-do списков. Долгое присутствие в нише этого приложения для тайм-менеджмента помогло разработчикам создать безукоризненный дизайн с лёгким управлением. Any.do позволяет быть в курсе дел и корректировать планы в любом месте с помощью смартфона, ноутбука, планшета или умных часов.

Почему стоит попробовать:

Большой функционал в бесплатной версии.
Напоминания по времени и геолокации.
Легкая синхронизация данных между мобильными и настольными устройствами.
Совместный доступ к спискам и задачам с функционалом поручений.

Это добротная программа для тайм-менеджмента и учёта продуктивности, работающая на всех устройствах, включая систему для ПК — Linux. Приложение предлагает разделять активность пользователя на категории: работа, отдых, общение, шопинг и т.д. В них есть подкатегории, где задания ранжируются по продуктивности. Например, переписка и просмотр новостей в Facebook могут быть определены пользователем либо как пустая трата времени, либо как полезный процесс для набора социального капитала. Для каждого вида занятия можно устанавливать временные планки и ограничения.

Почему стоит попробовать:

Гибкие настройки «полезности» занятий.
Автоматическое отслеживание потраченного времени с учётом важности занятия.
Подробная статистика по дням, неделям и месяцам.
Оповещения, что время для текущей задачи истекло.
Блокировка отвлекающих сайтов.
В корпоративном варианте можно изучать продуктивность команды и использовать индивидуальные рекомендации для повышения эффективности.

Удобная программа для ведения списков дел, доступ к которым можно делить с другими пользователями. Функционал приложения для тайм-менеджмента поддерживает расстановку задач по важности, сортировку через фильтры и ярлыки, голосовые напоминания. С помощью сервиса Todoist-карма есть возможность наглядно изучать личную производительность.

Почему стоит попробовать:

Красочные графики продуктивности на основе дневных и недельных успехов пользователя.
Богатый функционал бесплатной версии.
Интеграция с десятками сторонних сервисов для хранения, планирования, автоматизации задач.
Коллективный доступ к задачам.
Можно устанавливать сроки и добавлять повторяющиеся цели простым языком. Например, «на 6 часов вечера во вторник» или «каждый день в 3 часа дня».

Это приложение основывается на методике нелинейного планирования. Разработчики говорят «нет» календарям, датам, срокам и всему тому, что терпеть не могут пользователи, которым сложно загонять себя в конкретные рамки. Приложение Keep It Green создано не для управления задачами, а для воспитания привычек и самомотивации. И у него много поклонников.

Программа отмечает цветами привычки в зависимости от того, как с ними справляется пользователь. Зелёные – всё идёт хорошо. Жёлтые – надо уделить больше внимания. Красные – бессовестно заброшены.

Почему стоит попробовать:

Особенный подход к выработке регулярных привычек. Возможно, для вас он будет более эффективным.
Минималистичный и интуитивно понятный интерфейс.
Визуальное планирование без календаря.
Автоматический расчёт и предложение приоритетов по привычкам.
Наглядная статистика.

9. Toggl

Преданных пользователей этого приложения для тайм-менеджмента привлекают простота исполнения и бесплатное использование. В базовую версию включён общий доступ к задачам (до 5 человек), еженедельное составление отчётности по одному или нескольким проектам, дневной активности, экспорт результатов в CSV, PDF. Приложение интегрируется с десятками программ для проект-менеджмента, бизнеса, веб-разработки, хранения информации.

Почему стоит попробовать:

Функциональность бесплатной версии достаточна для личного использования.
Простое отслеживание времени, затрачиваемого на проекты и задачи.
Разделение задач по проектам, клиентам и стоимости работы помогает узнать, как заработать больше.
Есть публичный API для передачи данных, расширений функций и встраивания приложения в личные проекты.

Это простой и бесплатный тайм-трекер, который можно использовать и для отслеживания личных привычек, и для работы. Программа показывает, какое время у пользователя уходит на выполнение тех или иных задач, а также считает зарплату за отработанное время с учётом заранее указанной ставки. Органичный дизайн без перегружающих элементов, лёгкая навигация, гибкие настройки приложения, возможность оставлять примечания и теги к проектам, делают пользовательский опыт приятным и полезным.

Почему стоит попробовать:

Удобный органайзер и планировщик с поддержкой экспорта в CSV и XLS.
Данные о продуктивности и потраченном на работу времени можно изучать за день, месяц, год или другой период.
Плагин Google Calendar.

У каждого из нас 24 часа в сутках, но далеко не все могут правильно ими распоряжаться. Навык планирования времени — неотъемлемая черта успешных людей. Если вы хотите такими стать, то один из элементов на пути к достижению данной цели — использование приложений тайм-менеджмента, о которых сегодня и поговорим. Пока что рассмотрю 5 проектов, возможно, в дальнейшем дополню заметку.

В общих чертах – это умение грамотно и эффективно управлять своим временем. Без учета сна, у каждого человека в сутках где-то около 16 часов, но принимая во внимание хроническую занятость многих из нас, по факту остается еще меньше. Давайте разберемся, каким образом мечты, цели и полезный софт способны направлять нас в нужное русло.

Цели как главный инструмент тайм менеджмента

Они служат не только первопричинами тайм менеджмента, но и навигаторами к их исполнению. Получается, что затраты времени на достижение поставленных перед собой задач — не затраты вовсе, а ценные инвестиции. И их нужно делать с умом. Чтобы использовать время эффективно, как можно чаще задавайте себе вопрос: «Что делаю я сегодня для достижения личных целей?»

При этом не столь важно где вы работаете в текущий конкретный момент — будь то или трудовая деятельность по найму. Главное чтобы данный процесс позволял вам двигаться к своим целям. Найдите работу, которая не только приносит деньги, но и развивает ваши профессиональные и личные качества . Это скоро приведет к тому, что вы либо станете еще большим профессионалом либо сможете открыть собственный бизнес.

Многим из вас наверняка попадались многочисленные статьи с “кричащими” заголовками наподобие “Как заработать ХХХХХ тысяч.. либо миллион за день или несколько часов” . Очевидно, что в таких публикациях мало толка. За сутки у вас получится лишь изменить свое отношение к использованию времени , что в будущем позволит зарабатывать вам гораздо больше.

Приложения тайм менеджмента

Перейдем к практике. Один из самых жизненных вопросов — как быть, если список дел намного превышает наличие свободного времени, и вашего ежедневника уже не достаточно? В этом случае желательно воспользоваться специальными инструментами – приложениями тайм-менеджмента. Они помогут достигать нужных целей гораздо быстрее.

В интернете существует множество программ и сервисов по теме, но не все они достаточно хороши. Сходу может быть сложно выбрать подходящий и эффективный софт для организации времени, поэтому я подготовил пять наиболее интересных и востребованных приложений по теме:

• Asana.
• Матрица Ейзенхауера.

Данная программа учета рабочего времени помогает не только грамотно использовать свои временные затраты, но и контролировать деятельность подчиненных. Как это реализуется?

Включайте тайм трекер как только начинаете работать и выключайте по завершению. В промежутке приложение отслеживает все ваши действия, а также делает скриншоты с неожиданной периодичностью. По завершению рабочего процесса сможете проследить, сколько часов/минут вы потратили неэффективно и каким софтом/сервисами в эти моменты пользовались.

Прозрачная система наблюдения за рабочим процессом ваших подчиненных поможет избежать массы недоразумений в коллективе и повысить эффективность рабочего процесса в целом.

Одна из самых разноплановых и наиболее мощных систем управления проектами. Здесь одновременно могут храниться дискуссии, рабочие документы и графики выполнения задач. Таким образом, программа помогает настроить коммуникацию с коллегами и деловыми партнерами.

Как и другие системы планирования времени, Basecamp доступна в виде десктопного ПО и приложения.

Аналогично решению Asana (расположенному ниже), в Trello вы создаете проекты, которые будут высвечиваться на общей стене. Своими идеями и заданиями можно делиться с остальными участниками.

Кстати, в этом приложении допускается выделение элементов несколькими цветами, если они относятся к разным направлениям. Так вам будет проще ориентироваться в списке дел.

Приверженцы Trello выбирают программу по причине простоты планирования. Хотя некоторые жалуются, что можно “потеряться”, если проектов больше 10.

Asana

Решение подойдет как для персонального, так и командного учета рабочего времени. В этом приложении вы можете создавать проекты, внутри которых – планировать и обсуждать задания. Более того, все объекты, созданные в Asana, попадают в общий календарь, который позволит вам спланировать свой рабочий график и оставить время для личных дел.

Добавьте разные цвета к вашим задачам, чтобы лучше в них ориентироваться, и используйте свое свободные моменты максимально эффективно.

Этот фундаментальный метод планирования был изобретен президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, а потому и называется в его честь. Согласно матрице, все проекты можно субъективно классифицировать на 4 основные категории:

• важные и срочные;
• неважные и несрочные;
• важные, но несрочные;
• срочные, но неважные.

Построение приоритетности – первоочередное задание, помогающее избежать выполнения дел, которые не намерены приблизить вас к целями. Избавившись от ненужных забот с помощью матрицы Эйзенхауэра, вы сможете уделить ценным проектам больше времени.

Выводы

Использование приложений тайм-менеджмента – обязательная составляющая повышения . Выберите себе наиболее подходящее решения, которые упростят процесс планирования и коммуникации внутри команды.

Главное преимущество использования специального софта в том, что это приводит к образованию дополнительного свободного времени. Потратьте его на саморазвитие и общение с близкими.

Были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей. Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.

Советы от ведущих специалистов в области тайм-менеджмента

Если и обращаться к кому-то за советом, то к человеку в данных делах разбирающемуся. Да и то, полноценно понять систему взглядов того или иного автора можно лишь прочитав и поняв его труды. Мы же поставили себе амбициозную задачу выделить и коротко представить краеугольные камни отдельных методик и техник.

Стивен Кови

Назвать С. Кови специалистом в области тайм-менеджмента можно лишь с поправкой на то, что управление временем для него - элемент самосовершенствования, в комплексе приводящий человека к успеху. А вот в этом глобальном направлении он является гуру, поэтому ниже собраны некоторые рекомендации из раздела его книги « », посвящённого 3 навыку - определению приоритетов.

1. Суть навыка: сначала делайте то, что необходимо делать сначала. Другими словами, никогда не стоит откладывать важные дела на потом, какими бы сложными и неприятными они ни были. Помните, каждое такое дело приближает вас к цели, поэтому заставьте и свои чувства работать на результат. Все, даже самые успешные люди, вынуждены делать то, что не всегда им нравится. Это неизбежность.
2. Вы должны «зависеть от своих ценностей, а не от мимолетных импульсов и желаний». Движение к цели требует мотивации и настойчивости, поэтому сама цель должна быть приоритетной и важной, ведь себя не обманешь.
3. Лучший совет по управлению временем, по мнению автора: «Организация и действия на основе приоритетов».
4. Термин «управление временем» не совсем верный. Нужно учиться управлять не временем, а собой.
5. Соблюдайте принцип Р/РС баланса (результат/ресурсы+средства). Баланс подразумевает то, что ни одно из данных направлений не перевешивает другое. Попросту говоря, цель должна быть соразмерна затрачиваемым на её достижение усилиям. И наоборот: не стоит тратить большие силы ради успеха в незначительном деле.
6. Используйте матрицу управления временем для определения действительно важных дел, и концентрируйтесь на них, поскольку от этого зависит достижение ваших глобальных целей.
7. Ищите возможности и способы сделать вашу личную и профессиональную жизнь проще. Пробуйте, применяйте, среди них могут быть те, которые посодействуют позитивным переменам в вашей жизни.

GTD Дэвида Аллена

Метод Д. Аллена полезен в первую очередь своими советами по физической организации рабочего пространства, а также рекомендациями использовать различные канцелярские и другие средства для «освобождения» мозга от ненужной информации. О том, каким должно быть рабочее место по мнению автора GTD, . Разберём еще некоторые рекомендации:

Ведение картотеки. Большинство незначительных задержек времени можно избежать, широко применяя недорогие канцелярские средства. При одновременной работе с большим количеством проектов или входящей информации - организуйте картотеку. Для этого можно использовать обычные папки, в которые нужно складывать всю документацию и другие материалы по проекту. Их стоит завести даже для дел, где существует лишь 1 документ.

«43 папки». Простой и эффективный метод для организации дел. Понадобится 43 папки: 12 на каждый месяц и 31 на каждый день. Их функция - напоминать о каких-либо глобальных или мелких делах запланированных на каждый день. Допустим, в начале мая в результате переговоров вы договорились в конце июня представить клиенту отчёт и предварительно, за неделю, с ним созвониться. С этой целью в «июньскую» папку кладётся документ-«напоминание» о запланированном на этот месяц событии. Кроме того, в папки соответствующие 20 и 27 числу также помещаются записи о звонке и сдаче отчёта. Каждый день начинается с ознакомления с содержимым папки. В отличие от ежедневника или электронного органайзера они «застрахованы» от сбоя, их невозможно потерять или забыть.

4 типа списков дел. Также Д. Аллен предлагает усовершенствованную модель . Суть идеи в дифференциации заданий, выделении приоритетных направлений и удобной структуре. Всего нужно вести 4 списка:

1. Следующие действия. В этот список вы записываете вещи, которые вам необходимо сделать в ближайшей перспективе. Редактировать его, внося новые записи, нужно ежедневно.
2. Проекты. Те предприятия, которые являются несколькими связанными субдействиями, и на выполнение которых требуется не одно действие. Проекты нужно контролировать еженедельно, чтобы иметь возможность судить о ходе их реализации.
3. Отложенные. В этом списке хранятся проекты, выполнение которых кому-то делегировано или требует влияния внешних факторов. Их также систематически нужно проверять (как минимум раз в неделю).
4. Когда-нибудь/может быть. Из названия списка понятно, что это список неопределенных дел на будущее (пробежать марафон или завести блог).

Джулия Моргенстерн

Дж. Моргенстерн начинала свою карьеру на должности администратора и именно на ней приобрела необходимые навыки планирования и организации. Поэтому она уверена, что управление временем заключается по большей части в правильной организации деятельности. А для того, чтобы она была правильной, предлагает такие инструменты:

1. Оценка. Начинать стоит не с применения каких-либо методик, а с оценки затрачиваемого времени и своих действий. Что вам мешает заниматься приоритетными делами? Причин может быть несколько: технические (отвлечение на соцсети, почту, совершение звонков во время на них неотведённое), внешние обстоятельства (сжатые сроки, нереалистичные графики, дополнительные обязанности), психологические препятствия (нежелание ждать и связанные с этим хронические опоздания, специально создаваемые кризисные условия).

2. Временные рамки. По словам Джулии, 90% её клиентов, используя списки дел, рядом с пунктами не записывают время, требуемое на их выполнение. Это ошибка: временные рамки нужно ставить для любой задачи.

3. Техника 4D. Если в силу какой-либо причины вы не способны выполнить задачу, нужно применить одно из следующих действий:

• Удалить (delete). «Если что-то не стоит делать сейчас, то может быть это не стоит делать и позже». Это относится в первую очередь к неквалифицированной деятельности. Откажитесь от таких дел.
• Отложить (delay). Применяйте сортировку: менее приоритетные дела можно откладывать, освобождая время на более важные.
• Делегировать (delegate). Для выполнения отдельных заданий можно привлечь других: коллег, друзей, семью.
• Уменьшить (diminish). В некоторых компаниях производительность значительно улучшилась после того, как еженедельные часовые совещания были заменены на 15-минутные. Это позволило «убить двух зайцев»: сохранить время на непосредственную работу, да и сотрудников на протяжении более короткого отрезка времени стало легче.

4. Приоритеты. Дж. Моргенстерн говорит о необходимости разработки большой «картины жизни» - ваших целей, глобальных планов. Она состоит из 3 этапов. Первый: выделение «категорий» - главного, того, что важно для вас. Их должно быть не больше шести (к примеру, «финансы», «здоровье», «семья»). Второй: цели для каждой «категории». Например, в финансовом плане это может быть определённая сумма на банковском счету к моменту выхода на пенсию. Третий: 2-3 вида деятельности, которые ведут к цели (зарплата, пассивный доход от инвестирования, депозит).

5. Техника SPACE. Организация времени и организация пространства едины, поэтому автор предлагает специальную методику планирования SPACE (от англ. пространство):

• Sort - сортируйте дела и вещи вокруг себя.
• Purge - очистите время и пространство от всего, без чего можно справляться и так.
• Assign - назначьте каждой вещи своё место, а каждому делу - своё время.
• Containerize - определяйте параметры каждой значимой деятельности.
• Equalize - время от времени переоценивайте свою систему.

«Съедайте лягушку на завтрак»

Б. Трейси «лягушкой» называет какое-либо неприятное, но важное дело. Он уверен, что его откладывать нельзя, ведь таким образом мысли всё равно будут возвращаться к нему, кроме того, проволочка лишь усугубит эмоциональное напряжение. Начинать свой день стоит именно с выполнения этого дела - так вы освободитесь от груза необходимости и сосредоточитесь на более приятных делах.

«Бифштекс из слона»

Случается так, что перед нами стоит необходимость решить какую-нибудь глобальную задачу - сложный многоступенчатый проект. И непонятно, как именно и что следует начинать делать, особенно если очерёдность не оговорена. В таком случае нужно разделить работу на части и выполнять их отдельно (образно говоря, съесть целого слона гораздо труднее, чем разделённого на бифштексы). Это не только позволит начать реализовывать задачу, но и поспособствует лучшему её пониманию.

Научитесь говорить «нет»

Можно увлекаться фильмом «Всегда говори да» с Джимом Керри в главной роли, но в плане тайм-менеджмента он - плохой советчик. Это совсем не значит, что нужно избегать новых возможностей, даже наоборот, но и взваливать на себя слишком много, даже в одной области - неправильно. Рано или поздно человек «перегорает». Еще раз напомним, что управление временем нужно не для того, чтобы успевать делать больше, а для того, чтобы делать правильно то, что нужно.

Стремитесь к автоматизации

Всегда ищите возможности сделать рутинную работу более простой. К примеру, если вы работаете с электронной почтой и вынуждены постоянно проверять папку с входящими - настройте оповещение о новых письмах на смартфон или для компьютера с помощью специальных сервисов.

Выполняйте похожие дела подряд

Если вам предстоит сделать 2-3 практически одинаковых дела на протяжении дня, выполняйте их подряд. Мозг «привыкает» к подобным задачам и следующий раз справляется с ними быстрее, чем, если бы между ними был перерыв.

Биологические часы

В тайм-менеджменте стоит уделять внимание не только времени как физической единице. В соответствии со своими определите часы наибольшей активности и наименьшей, и занимайтесь делами или давайте себе отдых с их учётом. Возможно, придётся пожертвовать традиционной чашечкой кофе сразу по приходу на работу, но вы гораздо продуктивнее проведёте день.

7 сервисов и программ для планирования и управления временем

Google Keep

Google Keep - электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Полезным данный сервис является в том плане, что из любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт, вы сможете получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона ещё в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК.

Maniac Time

Эта программа, как маньяк, преследует вас весь день. В хорошем смысле, конечно же. С момента запуска программы она собирает информацию об открытых приложениях и времени работы с ними, что в конце рабочего дня можно использовать для анализа времени, затрачиваемого на разные действия (процент и реальное время). Из данной статистики видно, сколько в день вы работали в текстовом редакторе, сколько в браузере, на сколько отвлекались на другие приложения. Если определённое время не выполнять на компьютере никаких действий, а потом вернуться за него - Maniac Time встретит вас вопросом, где вы были и почему не работали?

LeaderTask

Эта программа совмещает в себе сразу несколько полезных функций - календарь, планировщик, органайзер, менеджер файлов. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с Outlook. Оценить все достоинства программы перед покупкой разработчики предлагают за 45 дней бесплатного использования.

Microsoft Outlook

Многим данный продукт известен как почтовый клиент, но это лишь одна из функций. На самом деле Outlook предоставляет также возможность работы с календарём и планировщиком - достаточно удобными и понятными для всех пользователей пакета Office. Об использовании этой программы в качестве инструмента для тайм-менеджмента читайте в статье Глеба Архангельского http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.

Microsoft OneNote

Ещё один сервис из пакета Microsoft Office, с недавнего времени распространяющийся бесплатно. Программа не является чем-то революционным, хотя и предлагает достаточно сильный инструментарий: возможность древовидного отображения списка дел, добавления к задачам аудио и медиа файлов. Особенность - поддержка рукописного ввода для планшетов.

Миниплан

Этот сервис, предназначенный для личного использования, созданный авторами Мегаплана - успешного корпоративного инструмента планирования. Один из самых известных и функциональных российских продуктов. Детальнее о программе в короткой презентации .

Remember the Milk

Одна из наиболее известных программ по GTD. Помимо списка дел/планировщика, данный сервис оснащён целым рядом современных технических решений, призванных разгрузить память. Среди них: настройка E-mail и sms-оповещений о предстоящих делах, управление заметками Evernote (который, к слову, можно также использовать в целях управления временем), работа с приложением при отсутствии Интернета, возможность синхронизации с календарём Google (ещё одним самостоятельным практичным инструментом, выполненным по аналогии с ежедневником).

И главный совет напоследок, исходящий из логики предмета тренинга: нельзя научиться управлять временем и при этом не ценить своё и других людей время. Планирование должно начинаться с осознания того, насколько это важно конкретно для вас, насколько вы готовы к дисциплине и контролю. Без этого, разовое прочтение и попытка применить отдельные рекомендации или инструменты в своей жизни ощутимого эффекта не дадут. Поэтому желаем вам терпения, настойчивости и, конечно же, измеримых результатов. Удачи!

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.