Как избавиться от нехватки времени. Как справиться с нехваткой времени

Время – это, пожалуй, самый дорогой ресурс, находящийся в распоряжении человека. Мы не можем купить время, не способны выменять его на материальные ценности и тем более не готовы управлять течением неумолимых секунд и минут. Человек, который не научился ценить время, несчастен, ибо он будет тратить отпущенные ему возможности впустую.
Каждый из нас должен четко осознавать, что успеть сделать все – невозможно. Соответственно, необходимо планировать каждый свой день и правильно расставлять приоритеты, чтобы действительно важные дела не погрязли в трясине второстепенных мелочей. Решить проблемы рабочего времени – достаточно просто, если вы научитесь заранее определять для себя план действий и будете контролировать его выполнение. Если поначалу вам не удастся добиться каких-либо намеченных целей в отпущенные сроки – не расстраивайтесь. Умение приходит с опытом, и у вас обязательно все получится.
Перейду, однако, к конкретным рекомендациям. Полноценная работа предполагает полноценный отдых. Конечно, ранний подъем способен отчасти решить проблему нехватки времени, но сколь долго вы сможете держать столь высокий темп жизни? Не спешите объять необъятное! Если чувствуете, что устали, то отдохните, просто отвлекитесь от своих обязанностей и сделайте перерыв. Но минуты отдыха также следует использовать с толком. Аська, скайпы, чаты, телефонные разговоры с подружками – это пожиратели времени, которые не приносят никакой пользы. То же самое относится к компьютерным играм и телевидению. На них вы должны тратить свой вечер, а день – самое активное время для работы, поэтому в перерыве лучше почитать полезную книжку или сделать элементарную зарядку.
После того, как вы начнете планировать свои действия на перспективу, не расслабляйтесь, постоянно анализируйте то, как вы проводите большую часть своего времени, ищите утечки и немедленно устраняйте их. Особое внимание обратите на те факторы, которые задерживают выполнение намеченных задач и целей. Если это леность, то работайте над собой, стимулируйте себя, повышайте мотивацию. Если конкретное дело будет приносить вам несомненную прибыль (неважно – материальную или духовную), то проблемы рабочего времени исчезнут сами собой, ведь вы будете четко знать, что получите в результате своих усилий.
Что касается рутинных, ежедневных дел, которые отнимают львиную долю времени. Для однотипных обязанностей вы должны организовать своеобразный конвейер, выработать раз и навсегда установленную процедуру их обработки. Доведите процесс до автоматизма, сделайте так, чтобы рутинные проблемки и дела решались как бы сами собой, практически не затрагивая вас и не требуя повышенного внимания. Пример: сотрудник приходит на работу и начинает хвататься одновременно за сто мелких дел – разгребает бумаги на столе, читает почту, подшивает документы, одновременно с этим пробует отвечать на звонки. Такой подход неправилен. Приходя на работу, вы должны на автоматизме решать второстепенные задачи (шаг за шагом, а не все сразу!), а большую часть усилий направить на достижение действительно важных целей.
Напоследок несколько ценных советов:
если вы привыкли просыпаться с первыми лучами солнца, то используйте ранний подъем для творческих дел и работы над собой. Сразу бросаться в бой – неразумно, нужно подготовиться, настроить себя на выполнение серьезных задач;
умейте делегировать полномочия – доверьте коллегам и подчиненным часть своих ежедневных дел, разгрузите себя для более продуктивной работы;
учитесь говорить «нет» - если начальник взваливает на вас слишком много обязанностей, то не стоит молчать. Вы все равно не успеете сделать все и добьетесь не похвалы, а совершенно противоположных результатов. После мотивированного «нет» грамотный руководитель всегда поймет, что перестарался и даст вам посильный объем работы;
планировать все и сразу – невозможно, в жизни слишком много случайностей, но бояться их не стоит. Необычные ситуации стимулируют принятие неожиданных, по-настоящему остроумных решений и дают человеку необходимый практический опыт решения проблем рабочего времени;
общайтесь с коллегами только в том случае, если это действительно необходимо. Для дружеских посиделок у вас еще будет время, а вот срочные дела ждать не станут;
самое главное – никогда не приступайте к решению новой проблемы, если не закончили решать старую. Со временем «хвосты» накопятся, и вы просто утонете в море незаконченных дел.

Многим на сегодняшний день знакома проблема, связанная с нехваткой времени. Эффективно использовать собственное время можно только тогда, когда известны ответы на два важных вопроса. На что расходуется время? Почему времени не хватает?

Причин нехватки времени много, они имеют тесную взаимосвязь между собой. Примером может служить ситуация, когда Вы не организовываете работу, не планируете заранее свой рабочий день, следствием будет нехватка времени. А вот обратная ситуация: Вы ощущаете нехватку времени, не планируете рабочий день, Вы спешите, стараетесь выполнить все дела одновременно, хватаетесь за всё сразу. Видно, что получается замкнутый круг. Выбраться из такого замкнутого круга поможет планирование собственного времени. Вот тут-то и необходимо знать, на что Вы расходуете время и выявить основные причины, ведущие к дефициту времени.

Возможные причины дефицита времени

1. Большое количество срочных, рутинных заданий, дел. Зачастую работа по этим делам отнимает много времени.

2. Чрезмерная суетливость в делах. Суетливость может быть следствием импульсивности, особенностей человека, а может быть и результатом плохой организованности дня.

3. Отсутствие мотивации труда или слабая мотивация туда. По этой причине происходит зарождение низкой производительности труда, а отсюда и нехватка времени.

4. Работы не распределены по степени их важности, либо же распределены, но неконкретно, нечетко. Отсюда желание заняться более простыми, легкими делами, не обращая внимания на степень их важности. Как следствие - нехватка времени на решение важных, основополагающих задач.

5. Непредвиденные, обусловленные некачественным планированием дела. Например, непредвиденные посетители, телефонные звонки, дела, за которые Вы беретесь, не имея смелости сказать «нет». Все эти, казалось бы, мелкие дела занимают большое количество времени, которое должно быть потрачено на запланированные важные дела.

6. Спешка. Решая дела в спешке нельзя хорошо сконцентрироваться, сосредоточиться на выполняемой в данное время задаче. Спеша, Вы постоянно сбиваетесь и вместо того, чтобы пойти по наиболее рациональному пути, идете по пути, который первым придет Вам на ум. Это не очень хорошая тенденция.

7. Регулярная работа на дому. Задачи, решаемые Вами на работе, относятся в первую очередь к интеллектуальной деятельности. Рабочий процесс, не завершившись в рабочее время, плавно перетекает в Ваше личное свободное время. Вместо того чтобы организм отдохнул, он тратит энергию, происходит интеллектуальный труд. Следствием может стать хроническая усталость, то есть потеря работоспособности, потеря здоровья.

Миллионы людей объединяет одна проблема – это . Если вы проанализируете всего один день вашей жизни, вы будете удивлены, сколько вашего драгоценного времени уходит впустую.

Кто или что ворует ваше время?

Давайте займемся анализом вместе.

Неправильно организованно рабочее место.

Вы работаете и постоянно отвлекаетесь, чтобы найти нужный документ, книгу, записи, теряете ручки, не всегда в нужный момент под рукой чистый лист бумаги. Раздражение к концу дня нарастает, все валится из рук, вам кажется, что все против вас. Сведите к минимуму отвлекающие факторы. Наведите порядок на своем столе, приготовьте несколько ручек, чистую бумагу для записей, документы разберите по папкам. Введите в привычку, первые пять минут рабочего времени, подготовиться к рабочему процессу и вы сэкономите время и нервы. Если работа требует большого внимания и скорости, то музыка помешает сосредоточиться, постоянно звонящий телефон и сообщающая о новой письме на вашей почте будут вас отвлекать. Пусть будет тишина, отключите телефон, интернет и вы намного быстрее закончите дело, высвободим драгоценные минуты.

Неумение отказывать в просьбах.

Надо понимать, что просьба просьбе рознь. Есть люди, которые в наглую вас используют, если вы чувствуйте, что происходит именно так, отказывайте смело, они тратят ваше время, а экономят свое. Научитесь, твердо говорить «нет», вашу работу за вас никто не сделает, а вы еще делаете чужую. Не бойтесь отказывать, не садите себе на шею таких «друзей» и вы высвободите себе времени.

Не умеете делегировать.

Если вы руководитель, не нужно делать все самому, учитесь делегировать, оставляйте для себя только то, что нельзя доверить другим и что вы делаете лучше всех.

Поддаётесь эмоциям.

Как не странно, излишняя эмоциональность, переживания, отнимают много времени и сил. Не поддавайтесь панике, не реагируйте бурно на сложившиеся ситуации – это может привести к необдуманным поступкам, и чтобы их исправить будет потрачено время. Так же излишняя спешка и суетливость не дают нужных результатов, а иногда это приводит к тому, что придется снова и снова, что-то корректировать и переделывать. Контролируйте свои эмоции, и вы сэкономите время и нервы.

Вы зависимы от соц. сетей, почты.

Не нужно каждые пять минут проверять почту и соц. сети, кто, что вам написал. Вы не замечаете, как переходите от письма к письму от новости к новости, от сайта к сайту, результат, хотели зайти на пять минут, а прошел час. Выделите точки входа в течение дня, когда вы будете просматривать почту или соц. сети. Например, каждые три часа — пять минут. Продержались день, наградите себя за стойкость. Вечером выделите полноценный час разобрать почту, ответить друзьям и остальное время посвятите близким, они больше нуждаются в общении и вашей любви.

Вас захлестнул поток информации.

Сколько времени вы тратите на просмотр, телевизора, листание журналов, если совсем не можете отказаться от этого, комбинируете несколько дел сразу. Например, смотрите любимую телепередачу и занимаетесь на велотренажере. Попали в пробку, на этой случай в машине может быть аудиокнига, есть люди, которые в пробках выучили не один иностранный язык.

Планируйте маршрут.

Составьте список того, что можно сделать по дороге на работу, с работы. Продумайте маршрут, чтобы все сделать, ничего не забыть и затратить минимум времени.

Вредные привычки.

Бесконечные перекуры, интернет – игры, посидеть за рюмочкой. Сколько времени отнимают вредные привычки? Подсчитать каждый в силах и понять, как мог бы с пользой использовать это время.

Не умение планировать день.

Нет плана на день, день прожит зря. У вас нет приоритетных дел, нет целей, вы думаете что знаете, что нужно сделать, а если не сделали, ничего страшного доделаете завтра. Дела копятся, аврал, срыв и снова все по кругу. Начинайте учиться планировать день, вы поймете, как много можно успеть. Как научиться планировать свой день я писала в статье

Излишняя коммуникабельность.

Любите поболтать с коллегами, по телефону с друзьями, и все вроде по делу, с добрыми намерениями. То обсудили проект с коллегами, то новые введения начальства пересказали близким людям по телефону и день прошел. Не забывайте, что вы транжирите не только свое время, но и окружающих людей. Как не тяжело вам, но ограничить себя в удовольствии поболтать придется. Контролируйте время разговора по телефону, перестаньте бегать по коллегам с новостями, времени у вас высвободиться уйма и теперь бушующую энергию, да в работу, так глядишь и повышение не за горами. Можно привести еще много примеров, где мы тратим время впустую, если вы обеспокоены нехваткой времени, задумайтесь, мешают ли эти помехи достичь цели? Если ответ положителен, задайте себе следующий вопрос, готовы ли вы с ними бороться?

Для меня важно ваше мнение о статьях, оставляйте комментарии и не забывайте подписаться на новые статьи.

Вчера — это история.

Завтра — для многих это тайна.

Сегодня — это настоящее.

Помни, что время не будет тебя ждать. Поэтому цени по достоинству каждый момент времени, которым ты располагаешь, создавай то будущее, которое ты хочешь, прямо сейчас!

Болезнь 21 века — это нехватка времени. Времени не хватает абсолютно всем. Как часто на какие-либо предложения в ответ мы слышим "у меня нет времени"? Например, мне клиенты говорят, что не могут пойти на тренинг по управлению временем, чтобы научиться планировать своё время и расставлять приоритеты, потому что у них нет на это времени, каламбур…

Действительно, в наше время столько предложений и возможностей, что мы просто захлёбываемся в этом потоке. Желая многое попробовать, многого добиться, мы понимаем, что не успеваем за всем — не успеваем идти в ногу со временем.

И, кажется, что ничего не можем с этим поделать. Но это не так, мы можем научиться управлять временем, стоит только приложить усилия и разобраться в этом вопросе.

Научись планировать!

Самый первый пример планирования времени мы можем увидеть у Платона, в его идеальном государстве. Платон предлагает разделить 24 часа на 4 области по 6 часов: 6 часов использовать на сон, 6 часов — на досуг, 6 часов — на работу, 6 часов — на гигиенические процедуры (еду, уборку, занятие спортом).

Современные же методики управления временем весьма разнообразны. Первая методика, которую мы рассмотрим — это матрица Д. Эйзенхауэра , авторство принадлежит 34-му президенту США Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру. Суть матрицы Эйзенхауэра представляет собой 4 квадранта, разделённые по степени приоритетности. Т. е. существует 4 категории, на которые вы делите все свои дела:

А: Важное и срочное. К данной категории следует отнести наиболее важные дела, требующие немедленного выполнения.
В: Важное, но несрочное. Сюда входят дела важные, выполнение которых может подождать.
С: Срочное, но неважное. В данную категорию входят не очень важные дела, которые, однако, нуждаются в срочном выполнении.
D: Не срочное и не важное. К этой группе относятся вопросы, которые можно вообще не решать, поскольку никакой отдачи они не принесут.

Таким образом, используя матрицу Эйзенхауэра, Вы научитесь отличать важные дела от срочных, поймёте, какие дела можно вообще отбросить, которые не приносят Вам никакой пользы. В итоге научитесь правильно планировать свою работу, повысите личную продуктивность и результативность.

Пирамида Франклина или управление временем по методу Франклина. Главной особенностью этой системы является движение от общего к частному и направленность на результат, т.е. достижение главных жизненных целей. Структура пирамиды Франклина следующая: жизненные ценности, глобальная цель, генеральный план, долгосрочный план, краткосрочный план, план на день.

Используя данную пирамиду, Вы увидите свои главные цели, поймёте, каким образом их нужно добиваться, что стоит для этого делать. Работа с техникой Франклина требует много усилий, но оно того стоит.

Самоменеджмент Л. Зайверта говорит о том, что улучшать свою жизнь необходимо именно с себя, не познав себя, невозможно понять других. Преимущества овладения искусства самоменеджмента состоят в следующем:

выполнение работы с меньшими затратами времени, лучшая организация труда;
меньше спешки и стрессов;
больше удовлетворения от работы;
активная мотивация труда;
рост квалификации;
снижение загруженности работой;
сокращение ошибок при выполнении своих функций;
достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путём.

Искусство управлять собой, своим временем, своей жизнедеятельностью, руководить течением своей жизни, развиваться и совершенствоваться — неполный перечень задач, рассматриваемых самоменеджментом.

Последний метод, который мы рассмотрим — это метод "Богуш Тайм". Его принцип таков:

Поставьте перед собой цели на 10 лет, ближайший год, месяц по ключевым жизненным областям. Когда понятны долгосрочные цели, становится понятно, что необходимо делать прямо сейчас — для их реализации.
Распишите задачи дня, которые направлены на достижение долгосрочных и краткосрочных целей. Определите, сколько времени нужно на выполнение каждой задачи и оцените, укладываетесь ли Вы в 24 часа.
Выберите 5 ключевых задач, которые вы выполните сегодня.
Составьте расписание на день, отображая ключевые задачи и в какое время они должны произойти сегодня. И чтобы ваше расписание соблюдалось, не планируйте задачи дня впритык. У Вас обязательно должны быть временные зазоры между ключевыми задачами, потому что могут произойти форс-мажоры или выполнение одной ключевой задачи может затянуться, и следующая задача должна выполняться в назначенное время.
Все внимание в этот день держите на 5 ключевых задачах, которые обязательно должны быть выполнены, потому что именно они приближают Вас к цели.
Ведите дневник. Записываете все то, что происходит за день, встречи, переговоры и потом делаете вечернюю оценку и утреннее планирование на основании всех данных дня. Такой анализ ситуации, позволит Вам сделать работу над ошибками, принять правильные решения и понять, на что вы впустую тратите время.

Жить только желаниями?!

Планирование времени — это вещь нужная. Хотя в последнее время психологи советуют, что вообще не надо ничего планировать, не стоит составлять списки дел, даже не нужно ставить перед собой цели. Делайте то, что хочется делать! Существует целая пропаганда подобного образа жизни — жить желаниями.

Это хорошая отговорка для лентяев, людей которые вечно опаздывают и подводят других. Часто наши желания не всегда связаны с нашими целями.

Например, лень — это желание отдохнуть до того, как сделал нужную работу. Если только следовать желаниям — человека ждёт сомнительное будущее.

Безусловно, у людей могут быть неудачи в планировании. Например, когда их заставляли планировать или они планировали нелюбимое дело и тогда техника "жить без плана" — это как глоток воздуха.

Научиться планировать и управлять своим временем, прежде всего, нужно для достижения своих целей. Если мы не знаем своих целей, то невозможно управлять своим временем.

Цели и время взаимосвязаны!

Лучше всего планировать ваше время исходя из того, что вы хотите увидеть в будущем. Важно научиться жить во времени, в движении, в изменении. Время — оно было, есть и будет, и неважно, хотите Вы этого или нет. Изменения — они были, есть и будут и нужно научиться жить в этом изменении. Вы должны научиться видеть, то, что Вы хотите, чтобы происходило и достигать именно этого. Управлять временем возможно, и этому можно и нужно научиться и неважно, кто Вы: человек, который никогда ничего не планировал или наоборот человек, который планировал очень много и Ваши планы не сбывались. Любая неудача в планирование имеет причину и с ней можно разобраться, если Вы этого захотите.

У многих возникает проблема с планированием времени, потому что они не знают, для чего им нужно время. Задайте себе вопросы:

Чего я хочу достичь в будущем?
Что я хочу, чтобы произошло со мной и моими близкими?
Что нужно сделать сейчас, чтобы то, что я хочу — свершилось?

Если вы хотите стать хозяином своего времени, запишитесь на тренинг "Как достигать целей, эффективно управляя своим временем"!

Пока одни много и напряжённо работают, осознавая свою ответственность за порученное дело, другие с наслаждением отдыхают, а точнее, занимаются тем, что им нравится. Какой путь выберите Вы, зависит только от Вас!

Часы идут по часовой стрелке — слева направо — потому что именно в этом направлении движется тень солнечных часов.
На разных этапах развития цивилизации человечество использовало солнечные, звёздные, водяные, огневые, песочные, колёсные, механические, электрические, электронные и атомные часы.
Существуют: тысячелетие, век, десятилетие, пятилетка, год, квартал, месяц, декада, неделя, сутки, час, минута, секунда, миллисекунда, микросекунда, наносекунда, пикосекунда, фемтосекунда и так далее.
Считается, что первыми на Земле рассвет нового дня встречают японцы — именно поэтому Японию называют Страной восходящего солнца. И совершенно зря. В городе Владивостоке утро по Гринвичу наступает на час раньше, чем в Токио.